Betriebs- und Nebenkostenabrechnung
Wenn Ihr Mieter der Abrechnung widerspricht, prüfe ich sie auf formelle Wirksamkeit und auf die einzelnen Positionen — und sage Ihnen, was davon trägt. Die meisten Widersprüche lassen sich schriftlich klären. Wenn nicht, sage ich Ihnen vorher, was ein Verfahren kostet.
Wann Sie mich brauchen
- Ihr Mieter hat der Abrechnung widersprochen, oft mit einem vorformulierten Schreiben.
- Die Abrechnungsfrist läuft und die Abrechnung ist noch nicht heraus.
- Sie haben einen Bestand übernommen, in dem über Jahre falsch abgerechnet wurde.
- Mehrere Mieter eines Objekts erheben dieselbe Einwendung.
- Ihr Mieter zahlt die Nachforderung nicht und Sie überlegen, sie einzuklagen.
- Sie wollen die Vorauszahlungen anpassen und wissen nicht, worauf Sie sich stützen können.
Worum gestritten wird
- Ob eine Position überhaupt umgelegt werden darf§ 556 Abs. 1 BGB · § 2 BetrKV
- Ob die Abrechnung formell wirksam ist — Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil, Vorauszahlungen§ 556 Abs. 3 BGB
- Ob die Jahresfrist gewahrt ist und eine Nachforderung noch durchsetzbar bleibt§ 556 Abs. 3 BGB
- Welcher Verteilerschlüssel gilt, wenn nichts vereinbart ist§ 556a Abs. 1 BGB
- Ob die Kosten wirtschaftlich waren§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB
- Ob die Heizkosten verbrauchsabhängig erfasst sind und ein Kürzungsrecht besteht§ 12 HeizkostenV
- Ob die Vorauszahlungen angepasst werden durften§ 560 Abs. 4 BGB
- Ob der Mieter seine Einwendungen rechtzeitig erhoben hat§ 556 Abs. 3 BGB
Wie ich vorgehe
Zuerst der Mietvertrag, nicht die Abrechnung
Umgelegt werden darf nur, was vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Fehlt die Vereinbarung für eine Position, hilft die schönste Rechnung nichts. Ein Verweis auf den Katalog des § 2 BetrKV genügt in der Regel; „sonstige Betriebskosten” tun es nur, wenn sie konkret benannt sind.
Dann die formelle Wirksamkeit
Eine Abrechnung muss vier Dinge enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, den angewandten Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung des Anteils Ihres Mieters und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, ist die Abrechnung insgesamt unwirksam — nicht nur die betroffene Position.
Das ist die Unterscheidung, auf die es ankommt: Ein formeller Fehler kippt die ganze Abrechnung und lässt die Frist weiterlaufen. Ein materieller Fehler korrigiert nur eine Zahl. Wer beides verwechselt, gibt entweder zu viel nach oder streitet über das Falsche.
Danach die einzelnen Positionen
Der Verteilerschlüssel — ohne Vereinbarung ist nach Wohnfläche abzurechnen (§ 556a Abs. 1 BGB). Die Wirtschaftlichkeit — der Vermieter hat auf ein angemessenes Verhältnis von Kosten und Nutzen zu achten (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Instandhaltung, die als Betriebskosten auftritt. Heizkosten nach der Heizkostenverordnung, und bei fossil beheizten Gebäuden die Aufteilung der CO₂-Kosten.
Antwort oder Korrektur
Trägt der Widerspruch nicht, schreibe ich das Ihrem Mieter — begründet, ohne Schärfe. Trägt er, sage ich Ihnen das ebenso deutlich; eine falsche Abrechnung wird nicht dadurch richtig, dass man sie verteidigt.
Erst dann das Gericht
Und dann mit einer Zahl vorher, nicht hinterher.
Was wann abläuft
| Vorgang | Frist |
|---|---|
| Die Abrechnung muss Ihrem Mieter zugegangen sein gerechnet ab Ende des Abrechnungszeitraums · § 556 Abs. 3 S. 2 BGB |
12 Monate |
| Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen — es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten § 556 Abs. 3 BGB |
— |
| Ihr Mieter kann Einwendungen erheben gerechnet ab Zugang der Abrechnung · § 556 Abs. 3 BGB |
12 Monate |
Eine Asymmetrie, die häufig übersehen wird: Der Ausschluss trifft nur Ihre Nachforderung. Ein Guthaben Ihres Mieters bleibt auch nach Fristablauf auszahlbar. Eine verspätete Abrechnung nützt Ihnen also nie und schadet Ihnen manchmal.
Was das kostet
Eine einzelne Abrechnung zu prüfen und zu beantworten ist meist in ein bis zwei Stunden erledigt. Fällt bei Ihnen regelmäßig mehr an, ist das Beratungspaket günstiger als die Abrechnung im Einzelfall.
Wird die Sache gerichtlich, richtet sich die Vergütung nach dem Streitwert. Liegt eine Honorarvereinbarung über der gesetzlichen Vergütung, erstattet die unterlegene Gegenseite nur die Sätze nach dem RVG; die Differenz tragen Sie selbst. Was das kostet
Dazu aus dem Aktuellen
Nächster Schritt
Rufen Sie an oder schicken Sie mir eine kurze Nachricht mit dem Abrechnungsjahr und der Frage, die Sie beschäftigt. Unterlagen brauche ich dafür noch nicht.